Что такое ЭДО (электронный документооборот)?

Стремительное развитие цифровых технологий меняет весь привычный жизненный уклад, в том числе и совершенствует современные бизнес-процессы. Оценив новые возможности, многие организации в своей деятельности стараются оптимизировать трудовые, временные и материальные затраты и переходят от бумажного документооборота к электронному.

Именно об электронном документообороте, существующих видах ЭДО, его основных функциях и главных преимуществах мы поговорим в этой статье.

Что же такое электронный документооборот?

Понятие «Электронный документооборот» подразумевает под собой современную автоматизированную систему работы с документами внутри одной компании (или между разными учреждениями) без использования бумажных носителей. То есть все бизнес-процессы предприятия так или иначе связанные с созданием, движением документа (проверка, регистрация, изменение, согласование, утверждение, подпись и т.д.) и хранением переводятся в электронный вид.

Какие виды электронного документооборота существуют?

Исходя из особенностей сферы деятельности предприятия, можно выделить несколько видов ЭДО:

производственный
административный
архивный
кадровый
бухгалтерский
складской
логистический
технический
технологический

Фактически, количество видов ЭДО и систем электронного документооборота может ограничиваться лишь количеством существующих видов деятельности. Любая компания, начиная от транснациональной корпорации и заканчивая малым частным предприятием, может внедрить у себя автоматизированный документооборот.

Основные функции электронного документооборота

Функции ЭДО определяются теми целями и задачами, которые ставит перед собой предприятие, внедряющее у себя автоматизированный документооборот.

Это может быть:

создание нового электронного документа;
формирование карточки свойств
создание шаблонов для часто повторяющихся или однотипных документов;
подстановка в готовые шаблоны переменных данных из карточки документа;
формирование электронного документа с использованием шаблона на фирменном бланке компании;
создание маршрутов прохождения документа и/или процесса и управление их движением;
ведение журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
создание классификаторов, рубрикаторов и справочников;
рассылка напоминаний и уведомлений;
формирование разного рода отчетов;
контроль сроков.

Оценка эффективности использования электронного документооборота

Для оценки эффективности использования электронного документооборота на предприятии применяются определенные количественные и качественные показатели.

По количественным показателям можно измерить и оценить материальные и временные затраты:

сокращение времени на создание и обработку документов: регистрация, передача на рассмотрение, поиск, согласование, подпись;
ускорение движения документов внутри компании: передача документа от филиала в головной офис, в другой филиал или контрагенту, подготовка однотипных документов, согласование, скорость ознакомления с документами внутри организации;
существенная экономия расходов на бумагу, канцелярские принадлежности, расходные материалы для принтеров, архивацию и хранение.

Качественными показателями могут служить:

рост производительности труда сотрудников при наличии единого информационного пространства;
упрощение процессов коллективной работы;
эффективный контроль над исполнением;
снижение рисков потери документов;
повышение скорости согласования и утверждения документов;
рост корпоративной культуры.

Исходя из практики внедрения системы электронного документооборота, можно сказать, что наибольшего экономического эффекта от использования ЭДО в деятельности организации можно достичь вовлечением в работу в системе как можно большего количества сотрудников.