ПРОГРАММНАЯ ПЛАТФОРМА
СЭД CleverForms для страховой компании
Информация о Заказчике
Заказчик — страховая компания «М».
Основная специализация компании — предоставление страховых услуг для юридических и физических лиц. Линейка страховых продуктов составляет более N видов страхования. Предприятие имеет подразделения по всей стране, в штате компании работает около N сотрудников.
Ситуация до проекта CleverForms
В 2017 году страховая компания «М» начала реализацию проекта комплексной автоматизации предприятия.
К этому моменту ряд подразделений был частично автоматизирован, но при этом использовалось разнородное ПО, а базы данных не были связаны между собой.
Это приводило к ошибкам, делало простейшие операции трудоемкими. К тому же используемое ПО устарело, а сотрудники, которые участвовали в его внедрении, уже не работали в компании. Поэтому было решено перейти на новую платформу.
01Цель и задания проекта
- Это должен быть коробочный продукт, который не требует дополнительного лицензирования. При этом производитель должен быть украинским.
- В платформу должен быть встроен гибкий механизм для автоматизации бизнес-процессов, позволяющий установить единый регламент работы с системой и контролировать его выполнение.
- Комплексная система, построенная на этой программной платформе, должна обеспечивать максимально широкие возможности интеграции с ПО, которое уже было внедрено на предприятии.
- Для снижения стоимости владения разработчик должен обеспечивать доступную поддержку в соответствии с изменениями законодательства, а также проводить развитие программной платформы в соответствии с новыми технологиями.
В результате организация остановилась на системе документооборота CleverForms, обратившись к разработчику программной платформы «Адвертайзинг Экспресс».
02Реализация проекта по этапам
Процесс внедрения занял шесть месяцев. Сама система электронного документооборота CleverForms — готовый продукт, универсальный функционал которого позволил достаточно быстро адаптировать и настроить СЭД под требования страховой компании. Однако, для некоторых специализированных модулей понадобились существенные доработки.
После того, как разработчиком программной платформы был проведен аудит бизнес-процессов страховой компании, выяснилось, что к началу автоматизации ряд подразделений компании нуждаются или в существенных изменений, или в полном пересмотре регламентов их работы для того, чтобы они могли корректно работать в автоматизированной системе.
К примеру, для запуска системы контроля было необходимо определить состав показателей эффективности. Поэтому план автоматизации был разбит на 6 этапов и предусматривал постепенное введение в эксплуатацию различных модулей в течение нескольких месяцев. Модули, которые были независимы друг от друга, внедрялись параллельно.
Разработка единого корпоративного стандарта ведения документооборота
Разработка правил оформления и порядка работы с документами, формализация маршрутов согласования, создание методики контроля исполнительской дисциплины.
Описание ролей сотрудников для работы в системе
Анализ функциональных матриц каждого отдела и сотрудника, выделение типичных ролей и их стандартизация в электронном документообороте.
Настройка и адаптация коробочной системы электронного документооборота
Анализ соответствия готовых модулей требованиям Заказчика. Сбор уточнений, доработки специализированных модулей.
Подготовка к промышленному внедрению
Обучение ключевых пользователей Заказчика. Составление инструкций.
Тестовое внедрение
Работа контрольной группы пользователей в системе, выявление и устранение ошибок.
Промышленное внедрение
Работа всех сотрудников в системе, устранение ошибок, поддержка и консультирование пользователей.
03Результаты проекта
Как и ожидалось, эффект почувствовался сразу после внедрения системы со стандартным функционалом. В единой базе и по единым стандартам стали работать сразу все сотрудники, а также внешние контрагенты. Итак, страховая компания «М» получила:
04Эффект от внедрения СЭД CleverForms
