Файловое хранилище документов

Загружайте, упорядочивайте и храните документы, сканы, файлы из разных источников. Настройка доступов и жизненных циклов
Иллюстрация

Для чего необходимо

Разгрузить основные системы и перенести электронные документы на временное хранение до передачи на архивное хранение или уничтожение

Сделать единственное место хранения разнообразной электронной информации из разных источников

Загружать и хранить оцифрованные копии бумажных документов

Иметь структурированный доступ к электронным документам

Иметь возможность перенести в Е-Архив электронные документы долгосрочного хранения

Возможности модуля

  • Настройка карт электронных документов
  • Настройка параметров хранения электронных документов
  • Настройка рубрикаторов, томов, папок хранения
  • Сохранение любых документов и файлов и любого размера
  • Получение электронных документов из СЭД
  • Организация ролевого и должностного доступа к электронным документам
  • Уничтожение электронных документов по истечении срока

Модуль Файловое хранилище документов настраивается под структуру организации и роли пользователей, что позволяет обеспечить необходимые условия для хранения и выдачи электронных документов.

Задачи, которые решает модуль

01

Прием на хранение и сопутствующее формирование архива путем передачи электронных документов из других систем, а также оцифровки (сканирования) бумажных документов и их загрузки.

02

Работа с документами независимо от формы хранения (бумажная или электронная).

03

Удобный и быстрый поиск электронных документов в архивных каталогах по определенным параметрам.

04

Ограничение прав доступа к электронным документам согласно правилам.

05

Мониторинг работы пользователей по электронным документам.

06

Одновременный доступ многих пользователей к электронным документам.

07

Защита от несанкционированного доступа и замены электронных документов.

08

Обеспечение версионности файлов.

Преимущества модуля

  • Динамическое накопление и эффективное управление информацией
  • Комфортная работа независимо от количества пользователей
  • Практически неограниченный объем хранимых системой данных (ограничивается только мощностями оборудования клиента)
  • Автоматизация большого количества задач и процессов – повышение рабочего КПД
  • Минимизация повреждения и/или одновременной потери всех документов
  • Возможность для всех авторизованных пользователей работать с разными видами документов в единой среде, получение удаленного доступа к архиву
  • Возможность передачи документов на постоянное архивное хранение
  • Возможность размещения конфиденциальных данных в защищенных хранилищах с ранжированием уровней доступа
  • Возможность интеграции с другими корпоративными системами позволяет упростить и повысить эффективность бизнес-процессов
  • Надежная защита системы от несанкционированного доступа, кибератак и вредоносных программ (вирусов)
  • Наличие автоматизированной системы мониторинга сроков хранения документов с возможностью удаления устаревших документов или передача на долгосрочное хранение в Е-архив CleverForms
  • Наличие автоматизированной системы подписи документов (генерация хэш суммы), проверка версионности документов и защиты от повреждения и подделки
  • Снижение объема расходов на бумагу, принтеры и комплектующие к ним, электричества и т.п.