Файловое хранилище документов
Загружайте, упорядочивайте и храните документы, сканы, файлы из разных источников. Настройка доступов и жизненных циклов
Для чего необходимо
Разгрузить основные системы и перенести электронные документы на временное хранение до передачи на архивное хранение или уничтожение
Сделать единственное место хранения разнообразной электронной информации из разных источников
Загружать и хранить оцифрованные копии бумажных документов
Иметь структурированный доступ к электронным документам
Иметь возможность перенести в Е-Архив электронные документы долгосрочного хранения
Возможности модуля
- Настройка карт электронных документов
- Настройка параметров хранения электронных документов
- Настройка рубрикаторов, томов, папок хранения
- Сохранение любых документов и файлов и любого размера
- Получение электронных документов из СЭД
- Организация ролевого и должностного доступа к электронным документам
- Уничтожение электронных документов по истечении срока
Модуль Файловое хранилище документов настраивается под структуру организации и роли пользователей, что позволяет обеспечить необходимые условия для хранения и выдачи электронных документов.
Задачи, которые решает модуль
Преимущества модуля
- Динамическое накопление и эффективное управление информацией
- Комфортная работа независимо от количества пользователей
- Практически неограниченный объем хранимых системой данных (ограничивается только мощностями оборудования клиента)
- Автоматизация большого количества задач и процессов – повышение рабочего КПД
- Минимизация повреждения и/или одновременной потери всех документов
- Возможность для всех авторизованных пользователей работать с разными видами документов в единой среде, получение удаленного доступа к архиву
- Возможность передачи документов на постоянное архивное хранение
- Возможность размещения конфиденциальных данных в защищенных хранилищах с ранжированием уровней доступа
- Возможность интеграции с другими корпоративными системами позволяет упростить и повысить эффективность бизнес-процессов
- Надежная защита системы от несанкционированного доступа, кибератак и вредоносных программ (вирусов)
- Наличие автоматизированной системы мониторинга сроков хранения документов с возможностью удаления устаревших документов или передача на долгосрочное хранение в Е-архив CleverForms
- Наличие автоматизированной системы подписи документов (генерация хэш суммы), проверка версионности документов и защиты от повреждения и подделки
- Снижение объема расходов на бумагу, принтеры и комплектующие к ним, электричества и т.п.