ЕЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ
CleverForms
Полный функционал процессов служебного делопроизводства
Прием, учет, выдача, возврат и уничтожение электронных документов согласно законодательству Украины
Что такое Е-Архив CleverForms?
Электронный архив CleverForms (Е-Архив) — это программный продукт, предназначенный для приема, хранения, выдачи и уничтожения электронных документов. Он позволяет хранить архивные электронные документы, а также оцифрованные копии бумажных документов.
Е-архив обеспечивает удобный доступ к архивным электронным документам, организацию архивного документооборота, возможность обеспечения конфиденциальности и надежности хранения данных.
На базе Е-Архив была разработана информационная система «Электронный архив НБУ» Национального банка Украины для долгосрочного хранения как внутренних, так и внешних электронных документов.
Проблемы, которые решает Е-архив CleverForms
- Как выполнить требования/нормы законодательства по архивированию электронных документов длительного хранения?
- Как гарантированно сохранять электронные документы в течение необходимых сроков?
- Как каталогизировать и хранить оцифрованные документы?
- Как разграничить и контролировать права доступа к электронным документам?
01Модули Е-Архив
- Модуль «Описание дел»
- Модуль «Электронная подпись»
- Модуль «Мгновенное сообщение»
- Модуль «Карантин»
- Модуль «Поисковая система»
- Модуль «Конструктор документов»
- Модуль «Настройка бизнес-процессов»
- Модуль «Внутренний центр сертификации ключей»
- Модуль «Администрирование»
- Модуль «Справочники»
- Модуль «Издание документов (дел)»
- Модуль «Уничтожение документов»
- Модуль «Работа с оцифрованными копиями бумажных документов»
- Модуль «Отчетность»
02Защита данных
- Е-Архив имеет действующий экспертное заключение, удостоверяющее уровень гарантии Г2 функционального профиля безопасности и обеспечивающее защиту открытой, конфиденциальной и служебной информации от несанкционированного доступа.
- Все электронные документы, попадающие в Е-Архив, проходят через карантин, где проходят антивирусную проверку на вредоносный код, что максимально исключает возможность попадания злоумышленников в информационные системы и сети.
- Для защиты данных при передаче используются криптографические протоколы безопасности. В системе реализован гибкий механизм администрирования пользователей и разграничение прав доступа, мониторинг и протоколирование действий в системе.
03Лицензирование СЭД CleverForms
Простое лицензирование серверного системного ПО
Серверная часть СЭД CleverForms работает на ОС Linux и не использует какое-либо лицензионное ПО третьих сторон.
Простое лицензирование клиентов
Е-Архив не использует клиентские лицензии. Количество зарегистрированных пользователей не ограничено и зависит от структуры компании и мощностей серверного оборудования.
Простое лицензирование серверной части
СЭД CleverForms – это одна лицензия на один сервер или кластер.
Простое лицензирование СУБД
Используется СУБД PostgreSQL с открытой лицензией и не использует какое-либо лицензионное ПО третьих сторон.
04Функционал и возможности
- Електронний архів внутрішніх та зовнішніх електронних документів та оцифрованих паперових
- Передача на архівне зберігання цифровим протоколом із підписанням КЕП
- «Автоматичне» архівування внутрішніх електронних документів
- Робота з параметрами архівних електронних документів: томів, справ та термінів їх зберігання
- Використання контейнерів ASiC згідно ДСТУ ETSI EN 319 162-1:2016
- Швидкий пошук та розмежування прав доступу до архівних електронних документів
- Видача архівних електронних документів за запитом та їх повернення
- Знищення електронних документів після закінчення терміну зберігання
Полный список возможностей Е-Архив
- В системе Е-Архив разработаны и настроены рабочие процессы, формы, XML — схемы, технические документы в соответствии с требованиями действующего законодательства Украины Приказов Министерства юстиции Украины к передаче на архивное хранение», от 30.12.2020 №4555/5 «Об утверждении Порядка приемки-передачи электронных документов Национального архивного фонда на постоянное хранение», от 08.04.2013 № 656/5 «Об утверждении Правил работы архивных учреждений Украины» и ETSI EN 319 162-1:2016.
- Функционал Е-Архив позволяет как самостоятельно формировать архивные электронные документы (АЭД) на основе сведений об электронном документе (ЭД), так и принимать готовые АЭД от других систем согласно требованиям действующего законодательства Украины.
- АЭД формируется в соответствии с требованиями к структуре и содержанию XML-схемы АЭД. В XML-пакет вносятся все обязательные реквизиты документа, файлы (главные и приложения) и их версии, подписи документа, а также формируется наименование файлов в соответствии с требованиями действующего законодательства Украины.
- Сформированный XML-пакет упаковывается в ASIC-контейнер, являющийся международно признанным стандартом для хранения АЭД. В таком контейнере вместе с АЭД хранится подпись, метка времени и цепочка сертификатов (включая корневый сертификат), что дает возможность проверки подлинности документа в долгосрочной перспективе (срок хранения документов постоянного срока хранения более 75 лет).
- Импортируемые в архив АЭД проходят многоуровневые проверки на: целостность данных, воспроизведение данных из XML-документа, дублирование документов, соответствие эталонной XML-схеме, наличие всех обязательных реквизитов, отсутствие компьютерных вирусов и других вредоносных программ.
- В системе Е-Архив реализована защита от попыток замены или модификации АЭД на всех уровнях доступа.
- Реализовано формирование всех необходимых документов согласно порядку подготовки ЭД к передаче на архивное хранение и порядке приемки-передачи ЭД в архив (описания дел, сводные описания дел, реестр файлов, отчет о технической проверке, акт приемки-передачи электронных документов и т.п.).
- Разработана гибкая ролевая модель доступа пользователей Е-архива согласно правилам делопроизводства.
- Разработаны процедуры выдачи АЭД по запросу и контроль возвращения согласно правилам делопроизводства с генерацией необходимых сопроводительных документов.
- Благодаря стандартизированному хранению АЭД возможен обмен между различными структурами, в том числе передача документов постоянного срока хранения в государственные архивы.
- Контроль за хранением документов. В частности, отслеживание сроков хранения в годах согласно номенклатурным делам для своевременного уничтожения АЭД и освобождения хранилища.
Работа с цифровыми подписями
Для подписания документов в системе Е-Архив применяют электронные подписи двух типов «усовершенствованная электронная подпись» и «квалифицированная электронная подпись».
Средствами Внутреннего центра сертификации ключей каждому пользователю системы автоматически генерируются сертификаты «усовершенствованная электронная подпись» для внутреннего использования, которыми можно подписывать действия пользователей в системе и внутренние документы.
Для подписания юридически существенных документов может использоваться «квалифицированная электронная подпись», предоставляемая любыми квалифицированными поставщиками услуг (АЦСК).
Каждый электронный документ, генерируемый в Е-Архиве, имеет в своих свойствах отметку, каким именно типом ключей подписывается документ. На один документ можно ставить более одной подписи разных типов.
При подписании электронная подпись добавляется к электронному документу, который фиксируется в zip-контейнере ASiCASiC (AdES Signature Container) – это стандарт для защищенного хранения электронных документов вместе с цифровой подписью и дополнительными данными о подписи. Контейнер ASiC позволяет проверить подлинность и целостность подписанного документа, а также удобно хранить и передавать цифр... More Simple (AsiC-S), контейнер содержит оригинал файла и 1 электронную подпись типа CADES или PADES. Также возможно использование ASiCASiC (AdES Signature Container) – это стандарт для защищенного хранения электронных документов вместе с цифровой подписью и дополнительными данными о подписи. Контейнер ASiC позволяет проверить подлинность и целостность подписанного документа, а также удобно хранить и передавать цифр... More Extended (AsiC-E), который может содержать более одного файла и подписи.
Для электронных документов применяется ZIP-контейнер (ASiCASiC (AdES Signature Container) – это стандарт для защищенного хранения электронных документов вместе с цифровой подписью и дополнительными данными о подписи. Контейнер ASiC позволяет проверить подлинность и целостность подписанного документа, а также удобно хранить и передавать цифр... More) уровня B-LTA в соответствии с пунктом 5.1 ДСТУ ETSI EN 319 162-1:2016ДСТУ ETSI EN 319 162-1:2016 – это стандарт, разработанный Европейским Институтом по стандартизации электросвязи (ETSI), который устанавливает требования к защищенной электронной подписи (Qualified Electronic Signature, QES). Электронная подпись обеспечивает подлинность и целостность электронной и... More, содержащий полный набор данных проверки. Полный набор данных проверки включает:
- все квалифицированные сертификаты открытых ключей, действующие на момент создания всех квалифицированных электронных подписей и электронных печатей
- электронные данные по подтверждению их действия на время подписания или проверки, основанные на ответе OCSP-сервера соответствующего поставщика электронной доверительной услуги по выполняемой проверке и актуальным спискам отозванных сертификатов (CRL)
- квалифицированные электронные метки времени, связывающие указанные электронные данные с конкретным моментом времени для свидетельства наличия этих электронных данных на данный момент времени.
То есть на момент проверки через несколько лет наличие квалифицированного поставщика услуг (АЦСК) не требуется, все данные уже есть в контейнере.
Основные преимущества Е-архивов CleverForms
Удобство
С электронной копией документа гораздо проще работать: ее легко печатать, пересылать, копировать, а также использовать информацию из нее в других документах.
Консолидация
Объединение и хранение в едином хранилище документов из разных источников: внутренние системы, сервисы обмена документами, оцифрованных копий бумажных документов и дел.
Сохранение
С электронной копией документа гораздо проще работать: ее легко печатать, пересылать, копировать, а также использовать информацию из нее в других документах.
Простота поиска
В електронному архіві документів набагато простіше та швидше знайти потрібну інформацію. Потрібний документ можна знайти за лічені хвилини, використовуючи пошук за окремими критеріями та реквізитами.
Доступное резервирование
Электронный архив документов дает 100% гарантию, что в чрезвычайных ситуациях вся ваша информация останется в сохранности и безопасности. Резервирование электронного архива стоит гораздо дешевле, чем резервирование бумажных документов.
Оптимизация ресурсов компании
Автоматизация процессов предприятия, связанных с введением, учетом, хранением и доступом к документации в электронном виде, существенно сохраняет рабочее время сотрудника и повышает его КПД.
Безопасность информации
Настройка прав доступа пользователей, мониторинг и протоколирование действий в системе. Подпись документов всеми видами КЭП и применение ZIP-контейнера (ASiC). Практически неограниченный объем хранимых системой данных (ограничивается только мощностями оборудования клиента).