ПРОГРАММНАЯ ПЛАТФОРМА

СЭД CleverForms для энергетической компании

Информация о Заказчике

Заказчик – крупная энергетическая компания, специализирующаяся на поставках и распределении электроэнергии в одной из областей.

Компания имеет большое логистическое подразделение со значительным количеством подвижного состава, обеспечивающее выполнение профилактических, ремонтно-технических, строительных и других работ, связанных с деятельностью компании.

Компания имеет несколько районных филиалов, в штате компании работает около 500 сотрудников.

Иллюстрация
Решения для бизнеса

Ситуация до проекта CleverForms

01

Существующая на предприятии система документооборота устарела и не имела базы для создания функционала, отвечающего потребностям Заказчика для развития, совершенствования и оптимизации затрат компании.

02

Кроме того, поддержка самой системы в рабочем состоянии требовала существенных трудозатрат, периодические сбои в работе системы снижали общий уровень КПД пользователей.

03

Стоимость обновления лицензий и доработки ПО согласно потребностям компании требовали значительных дополнительных инвестиций.

04

Ситуация была затруднена тем, что компания-разработчик была иностранной.

01Цель и задачи проекта

В результате конкурсного отбора наиболее эффективной и пригодной для нужд компании признана система электронного документооборота CleverForms.

При выборе программы были учтены такие факторы, как:

  • Скорость работы
  • Индивидуальная настройка под пользователя
  • Универсальность функционала
  • Настройки процессов без привлечения разработчика
  • Возможность интеграции с имеющимися системами
  • Высокая доступность разработчиков для выполнения необходимых доработок
  • Доступная стоимость поддержки

02Реализация проекта по этапам

  • Аналитический

    Разработка и моделирование процессов системы, составление сценариев процессов

  • Разработка и настройка

    Внедрение сценариев и моделей, описанных в первом этапе

  • Подготовка к промышленному внедрению

    Обучение персонала Заказчика

  • Внедрение

    Работа пользователей в системе, устранение ошибок, поддержка и консультирование пользователей

03Архитектура решения и масштаб проекта

На базе системы электронного документооборота CleverForms было автоматизировано:
  • Управление входящей и исходящей корреспонденцией
  • Организационно-распорядительные документы и соответствующие бизнес процессы
  • Исполнительская дисциплина (постановка задач и анализ их выполнения)
  • Введен механизм назначения и распределения прав доступа к документам
  • Модуль создания и настройки интерактивных форм электронных документов
  • Система обмена электронными документами с контрагентами
  • Система работы с электронными цифровыми подписями
  • Система электронного архива
Иллюстрация

04Особенности и уникальность проекта

Во время обработки заданий команда CleverForms учла особенности в работе Заказчика и успешно реализовала их в проекте:

Иллюстрация
  • Расписание входящей корреспонденции на нескольких адресатов внутри компании
  • Параллельное и последовательное выполнение задач, рассмотрение и наложение резолюций на документ несколькими сотрудниками
  • Отслеживание доли выполнения задания
  • Настройка связей между связанными документами
    Создание групп пользователей
  • Реализация функционала «Секретарь»
  • Календарь запланированных встреч

05Результаты проекта

Результат реализации проекта по внедрению системы электронного документооборота CleverForms в энергетической компании следующий:
01

Автоматизированы процессы учета и регистрации входящей, исходящей и организационно-распорядительной документации

02

Настроена система контроля выполнения поставленных задач

04

Внедрена система планирования событий и получения уведомлений

05

Созданы и настроены формы электронных документов для печати

06

Создана удобная система фильтрации данных

06Выгоды от внедрения вебпродуктов CleverForms на предприятии

null
Сокращение расходов на документооборот
null
Повышение производительности труда
null
Повышение качества контроля исполнительской дисциплины
null
Минимизация ручного труда
Есть вопросы или нужна консультация?

Звоните или закажите звонок!

Contact Us