Как СЭД помогает в управлении бизнес-процессами

Увеличьте управление рабочими и бизнес-процессами вашего предприятия до максимума

Программное обеспечение для Систем электронного документооборота (СЭД) чрезвычайно полезно для больших и малых предприятий. Возможность находить, обмениваться и совместно работать над созданием электронного документа, а также архивировать или защищать документы своего предприятия является огромным преимуществом.

Однако одной из областей, в которых предприятия могут извлечь большую выгоду из СЭД, является способность оптимизировать управление бизнес- и рабочими процессами:

Назначать и отслеживать назначения, которые были сделаны сотрудникам
Получать уведомления о любых изменениях или внесенных правках
Убедиться, что важные документы имеют необходимые согласования и необходимые подписи

Модернизируйте управление бизнес-процессами, внедряя электронный документооборот (ЭДО) на предприятии

С помощью Системы электронного документооборота рутинные задачи компании могут быть автоматизированы, а постановка задач для компании может делегироваться ответственным сотрудникам без какого-либо программирования.

Когда задача назначена, ответственное лицо получает уведомления, относящиеся к этой задаче. В документах может быть назначено несколько человек, и, наоборот, назначение может быть привязано к нескольким документам.

В рабочих процессах СЭД администратор легко может определить состояние документа («черновик», «ожидает подтверждения», «утвержден»), а также отследить все согласования и подтверждения. Затем менеджеры могут отслеживать стадии выполнения электронного документа, видеть его движение в организации или подтверждать любые выполненные задачи.

ЭДО можно настроить для множества задач, актуальных именно для конкретной компании и соответствующих сфере деятельности предприятия. Это может быть, например, просмотр заказов на поставку, одобрение контрактов, обработка документов, связанных с персоналом (работа отдела кадров) и множество других вариантов использования, которые должны быть рассмотрены, отредактированы или утверждены несколькими структурными подразделениями в организации. При этом СЭД сохраняет полный журнал действий пользователей по всем процессам, которые используются на предприятии.

Пример использования: обработка счетов

Обработка счетов с помощью ЭДО стала намного проще. Рабочие процессы обработки счетов в электронном документообороте могут иметь различные параметры состояния: «получен», «ожидает подтверждения», «утвержден», «отклонен» и «полностью оплачен». Они могут быть настроены для входящих и исходящих счетов предприятия, и также можно определить группу ответственных сотрудников, которые могут изменять статус этих электронных документов в организации.

Например, можно настроить этот рабочий процесс так, чтобы только управляющий директор предприятия мог утвердить счет-фактуру, и только финансовый менеджер мог подтвердить, был ли счет полностью оплачен, установив параметр состояния «оплачено полностью».

Также система электронного документооборота позволяет добавить в рабочий бизнес-процесс дополнительные статусы, которые приняты или утверждены к применению у конкретного клиента. Например, это могут быть такие, как «назначено», «описание назначения», «отслеживается», «срок выполнения» и «задача выполнена». Это легко настроить в СЭД соответствии с потребностями любой организации. Любой сотрудник, входящий в цепочку обработки, получает электронное письмо на необходимых этапах процесса.

Искать или просматривать счета так же просто в ЭДО. С помощью метаданных счета-фактуры можно сортировать счета-фактуры по клиенту, по дате, по состоянию («утверждено», «ожидает подтверждения») или по любой другой части информации, которая определяет этот конкретный счет-фактуру.

Управление бизнес-процессами для недокументных объектов

Бизнес-процессы не всегда должны быть сосредоточены вокруг документов. В частности, СЭД может использоваться, как Project Management. В этом аспекте система электронного документооборота найдет отличное применение в таких областях как как проекты управления оборудованием / инвентарем/ автотранспортом, задачи обслуживания и поддержки и т. д.

В Project Management проект не может перейти к следующему этапу, если определенная задача все еще не выполнена. Роли участников в проекте могут быть определены, а задачи также могут быть назначены как часть рабочего процесса с конечным сроком для каждой фазы.

Мобильность в управлении рабочими процессами

Использование системы электронного документооборота может оказать огромное влияние на управление активами и процессами современного предприятия Наличие мобильного приложения ЭДО обеспечивает еще большую эффективность от внедрения и применения системы электронного документооборота в компании.

Таким образом, СЭД предоставляет уникальную возможность для сотрудников, которые находятся вне офиса:

своевременно реагировать на задания, поставленные для них в компании
мобильное приложение позволит сотрудникам быстро утверждать документы
подписываться на выполненные или ожидающие выполнения задачи, используя свои мобильные гаджеты