ПРОГРАММНАЯ ПЛАТФОРМА

СЭД CleverForms для энергетической компании

Информация о Заказчике

Заказчик – крупная энергетическая компания, специализирующаяся на поставках и распределении электроэнергии в одной из областей.

Компания имеет большое логистическое подразделение со значительным количеством подвижного состава, обеспечивающее выполнение профилактических, ремонтно-технических, строительных и других работ, связанных с деятельностью компании.

Компания имеет несколько районных филиалов, в штате компании работает около 500 сотрудников.

Заказать консультацию

Решения для бизнеса

Ситуация до проекта CleverForms

Существующая на предприятии система документооборота устарела и не имела базы для создания функционала, отвечающего потребностям Заказчика для развития, совершенствования и оптимизации затрат компании.

Кроме того, поддержка самой системы в рабочем состоянии требовала существенных трудозатрат, периодические сбои в работе системы снижали общий уровень КПД пользователей.

Стоимость обновления лицензий и доработки ПО согласно потребностям компании требовали значительных дополнительных инвестиций.

Ситуация была затруднена тем, что компания-разработчик была иностранной.

01Цель и задачи проекта

В результате конкурсного отбора наиболее эффективной и пригодной для нужд компании признана система электронного документооборота CleverForms.

При выборе программы были учтены такие факторы, как:

Скорость работы
Индивидуальная настройка под пользователя
Универсальность функционала
Настройки процессов без привлечения разработчика

Возможность интеграции с имеющимися системами
Высокая доступность разработчиков для выполнения необходимых доработок
Доступная стоимость поддержки

02Реализация проекта по этапам

Аналитический
Разработка и моделирование процессов системы, составление сценариев процессов
Разработка и настройка
Внедрение сценариев и моделей, описанных в первом этапе
Подготовка к промышленному внедрению
Обучение персонала Заказчика
Внедрение
Работа пользователей в системе, устранение ошибок, поддержка и консультирование пользователей

03Архитектура решения и масштаб проекта

На базе системы электронного документооборота CleverForms было автоматизировано:

Управление входящей и исходящей корреспонденцией
Организационно-распорядительные документы и соответствующие бизнес процессы
Исполнительская дисциплина (постановка задач и анализ их выполнения)
Введен механизм назначения и распределения прав доступа к документам

Модуль создания и настройки интерактивных форм электронных документов
Система обмена электронными документами с контрагентами
Система работы с электронными цифровыми подписями
Система электронного архива

04Особенности и уникальность проекта

Во время обработки заданий команда CleverForms учла особенности в работе Заказчика и успешно реализовала их в проекте:

Расписание входящей корреспонденции на нескольких адресатов внутри компании
Параллельное и последовательное выполнение задач, рассмотрение и наложение резолюций на документ несколькими сотрудниками
Отслеживание доли выполнения задания
Настройка связей между связанными документами
Создание групп пользователей
Реализация функционала «Секретарь»
Календарь запланированных встреч