Эффективный электронный архив: Как CleverForms Е-Archive помогает бизнесу в Украине сэкономить время и средства

Современный бизнес в Украине сталкивается с множеством вызовов, среди которых управление большими объемами документов и их сохранность являются одними из важнейших. Переход на цифровые процессы и хранение документов в электронном архиве значительно экономит время и ресурсы.

CleverForms Е-Архив – это инновационная программа, которая предлагает комплексное решение для электронного архивирования документов. В этой статье мы рассмотрим, как CleverForms Е-Архив помогает бизнесу улучшить работу с документами, снизить затраты и повысить эффективность.

Переход от бумажных документов к электронным является важным шагом для любой современной компании. В традиционных архивных системах расходы на бумагу, печатное оборудование и аренду помещений для хранения могут составлять значительную часть бюджета. Однако, по данным исследования AIIM (Association for Intelligent Information Management), внедрение электронного архива позволяет сократить расходы на хранение документов на 40-60%.

Использование CleverForms Е-Архив не только устраняет необходимость в физическом хранении документов, но и упрощает доступ к ним. Это решение особенно актуально для крупных корпораций и государственных учреждений, где объемы документов исчисляются десятками тысяч.

Эффективность бизнес-процессов во многом зависит от скорости доступа к информации. Традиционные архивы не способны обеспечить оперативный поиск документов, что может приводить к потерям времени и снижению производительности. Согласно исследованию компании AIIM, около 25% рабочего времени работники тратят на поиск требуемой информации.

CleverForms Е-Архив позволяет сократить это время до минимума и обеспечить мгновенный доступ к любому документу. Это не только повышает эффективность работы, но способствует быстрому принятию управленческих решений.

Безопасность данных критически важна для любого бизнеса. Утечка информации может привести к серьезным последствиям, включая финансовые потери и ухудшение репутации.

CleverForms Е-Архив обеспечивает надежную защиту документов благодаря современным методам шифрования и многоуровневой системе доступа. Система имеет экспертное заключение от Держспецзвязку Украины, что подтверждает уровень защиты Г2. Кроме того, система регулярно создает резервные копии данных, что гарантирует их сохранность даже в случае технических сбоев или кибератак.

Использование “CleverForms Е-Архив” позволяет существенно снизить операционные расходы компании. Кроме экономии на материальных затратах, электронный архив способствует:

• оптимизации рабочих процессов
• снижению затрат на рабочую силу.

Автоматизация рутинных задач освобождает время работников для выполнения более важных функций, что оказывает непосредственное влияние на производительность компании. Исследование, проведенное IDC (International Data Corporation), показало, что автоматизация управления документами может повысить производительность работников на 30-50%, что подтверждает значительный экономический эффект перехода к электронному архивации.

Украинские компании понимают, что переход в электронные архивы является необходимым шагом цифровизации. В условиях военной агрессии этот вопрос стал критическим для сохранения архивных документов.

Агрессия против Украины заставила компании срочно переходить на электронные архивы и искать программное обеспечение. Физические архивы могут быть повреждены или уничтожены, поэтому электронные системы, такие как CleverForms Е-Архив, обеспечивают сохранение важной информации. Это не только обеспечивает безопасность данных, но и позволяет компаниям продолжать свою деятельность в условиях войны.

Внедрение CleverForms Е-Архив также является выгодной инвестицией. Автоматизация процессов хранения документов помогает:

• снижать расходы на материалы, физическое хранение
• повышать эффективность работы и быстроту доступа к информации

Таким образом, даже в условиях неопределенности и рисков, связанных с военными действиями, украинские компании могут сосредоточиться на развитии и адаптации к новым реалиям, используя преимущества электронных архивов.

Внедрение электронного архивирования с помощью такого программного обеспечения как CleverForms Е-Архив является стратегически важным шагом для современного бизнеса в Украине. Это не только помогает сэкономить время и деньги, но повышает общую эффективность и безопасность работы с документами.

Современные технологии предоставляют компаниям возможность сконцентрироваться на основных бизнес-процессах, освободившись от рутинных задач. Благодаря CleverForms Е-Архив вы можете сделать свой бизнес более производительным и конкурентоспособным на рынке.

Стремительное развитие цифровых технологий меняет весь привычный жизненный уклад, в том числе и совершенствует современные бизнес-процессы. Оценив новые возможности, многие организации в своей деятельности стараются оптимизировать трудовые, временные и материальные затраты и переходят от бумажного документооборота к электронному.

Именно об электронном документообороте, существующих видах ЭДО, его основных функциях и главных преимуществах мы поговорим в этой статье.

Управление корпоративным контентом (ECM) позволяет организациям экономить время и деньги за счет эффективного управления документами и информацией. Благодаря использованию надежной серверной технологии, она позволяет легко определять структурированную информацию и совместно использовать ее сразу несколькими отделами или группами.

Согласно MarketsAndMarkets, ожидается, что объем рынка ECM вырастет с 24 миллиардов долларов в 2015 году до 59 миллиардов долларов к 2020 году.

ECM помогает организациям оцифровывать документы и автоматизировать процессы на основе документов, предоставляя нужным людям доступ к нужной информации в нужное время. В частности, эти процессы включают в себя:

В последние годы ECM становится все более важным и сложным из-за финансового мошенничества и утечки данных, что привело к усилению контроля. Фактически, Международная Корпорация Данных (IDC) прогнозирует 50-кратный рост цифрового контента в период с 2010 по 2020 годы. Поэтому организации, которые могут автоматизировать и организовывать процессы, основанные на документах, будут не только иметь деловое преимущество, но и снижать риск соответствия.

ECM может предоставить комплексное решение для всего жизненного цикла управления документами, поэтому оно особенно ценно для IT-специалистов и бизнес-менеджеров.

IT принимает на себя огромную роль в работе организации, заменяя информационные хранилища центральным пунктом контроля. Используя стандартные инструменты ECM, которые могут настраиваться отдельными отделами, IT -отдел может получить высокий и более рентабельный уровень обслуживания программного и аппаратного обеспечения.

Бизнес-менеджеры могут оценить эффективность работы в отделах, не останавливая работу. Информация, собранная программным обеспечением ECM, показывает, кто редактирует или просматривает каждый документ, сколько времени требуется каждому человеку для просмотра документов, и кто отвечает за задачи, связанные с каждым документом.

• С помощью ECM организации могут наверстать потерянные часы, сократить накладные расходы, повысить прибыльность и улучшить обслуживание клиентов.
• Средняя стоимость обработки счета в среде с низким уровнем автоматизации может быть в 20 раз выше, чем в среде с высоким уровнем автоматизации.
• Средняя стоимость обработки отчета о расходах в среде с высоким уровнем автоматизации на 39% ниже, чем в среде с низким уровнем автоматизации. Для организации, обрабатывающей 1000 отчетов о расходах ежемесячно, это ежегодная экономия в размере 97 680 долл. США.
• Организации могут получить быстрый возврат инвестиций от системы ECM, инвестируя в надежное программное обеспечение ECM, вычислительные и сетевые технологии, интеграцию процессов, обучение и общие услуги. В любой реализации ECM целью является масштабирование решения в соответствии с потребностями вашей организации.
• Преобразование документа в цифровую форму – Упорядочивание документов – Автоматизация процессов – Модернизация процессов – Изменение процессов

Каждая компания сама решает каким образом организовать у себя бизнес-процессы и как наладить документооборот. И абсолютно все предприятия сталкиваются в своей деятельности с необходимостью создавать, согласовывать, утверждать, подписывать и хранить документы, независимо от того, используют ли они систему управления документами. Какие же преимущества дает компании внедрение и использование специально разработанной Системы электронного документооборота (СЭД)?

Очень немногие предприятия тратят время на рассмотрение расходов, которые они несут ежедневно из-за:

• Время и усилия, затраченные на поиск документов, намного больше, чем можно было бы подумать. Недавние исследования показали, что около 10% рабочего дня среднего офисного работника тратится на поиск существующей информации и документов.
• Избыточные усилия были необходимы, потому что считается, что часто легче воссоздать что-то, чем пытаться его найти.
• Время и усилия, затраченные на выяснение того, кто имеет последнюю версию документа, и восстановление, когда различные редакции перезаписывают друг друга.

• Ненужное использование сетевых устройств хранения данных и пропускной способности сети, поскольку документы рассредоточены по всему предприятию, а не централизованы.

Очень немногие предприятия тратят время на то, чтобы учитывать значительные риски, которым они ежедневно подвергаются, потому что:

Принимая во внимание все приведенное выше, можно оценить, как влияет на деятельность компании отсутствие плана для более эффективного управления документооборотом.

Существует множество преимуществ от внедрения СЭД в организации, но если взять ТОП 5, по нашему мнению, (на самом деле их больше), то вот они:

Присвоение имен файлам – еще одна проблема, связанная с простыми программами для обмена файлами, поскольку она остается на усмотрение создателя. Представляете, как трудно было бы найти документ по имени в бесчисленных папках и подпапках?

Системы Электронного Документооборота значительно облегчают эту задачу, потому что они используют стандартизированное соглашение об именах и обеспечивают использование обязательных полей.

Мир движется к тому, что все организации когда-нибудь станут #PaperFree. И здесь современные системы электронного документооборота с возможностью создавать и хранить безграничное множество документов проявляют себя как отличные помощники.

Создавайте электронный документ, работайте с ним в СЭД внутри компании или обменивайтесь данными с внешними контрагентами, накладывайте цифровые подписи, архивируйте и т.д. – все документы всегда будут под рукой. Данные прошлых периодов легко можно найти, используя удобный поиск.

Программное обеспечение для Систем электронного документооборота (СЭД) чрезвычайно полезно для больших и малых предприятий. Возможность находить, обмениваться и совместно работать над созданием электронного документа, а также архивировать или защищать документы своего предприятия является огромным преимуществом.

Однако одной из областей, в которых предприятия могут извлечь большую выгоду из СЭД, является способность оптимизировать управление бизнес- и рабочими процессами:

• Назначать и отслеживать назначения, которые были сделаны сотрудникам
• Получать уведомления о любых изменениях или внесенных правках
• Убедиться, что важные документы имеют необходимые согласования и необходимые подписи

Бизнес-процессы не всегда должны быть сосредоточены вокруг документов. В частности, СЭД может использоваться, как Project Management.  В этом аспекте система электронного документооборота найдет отличное применение в таких областях как как проекты управления оборудованием / инвентарем/ автотранспортом, задачи обслуживания и поддержки и т. д.

В Project Management проект не может перейти к следующему этапу, если определенная задача все еще не выполнена. Роли участников в проекте могут быть определены, а задачи также могут быть назначены как часть рабочего процесса с конечным сроком для каждой фазы.